Riemer Rijpkema, adviseur evenementenbeleid Vlissingen: ‘Evenementen zijn belangrijk voor een stad: voor de economie, maar ook voor het welzijn’

“Het aanvragen van een vergunning om een evenement te organiseren in Vlissingen moet een stuk eenvoudiger worden. En aan het geven van subsidies voor evenementen moeten prestatievoorwaarden worden verbonden. Als die voorwaarden niet worden gehaald, moet dan gevolgen hebben voor een volgende subsidieaanvraag.” Dat zegt Riemer Rijpkema, sinds juni onafhankelijk strategisch adviseur evenementenbeleid van de gemeente Vlissingen.

Rijpkema heeft een grote staat van dienst in de evenementensector. Hij zat onder meer in de directie van de Jaarbeurs Utrecht en van Libéma, exploitant van onder meer de Beekse Bergen, Aviodrome en Autotron Rosmalen. Sinds een paar jaar woont hij in Vlissingen en zo is het balletje gaan rollen. “Lex Kruijver van Respons, een bureau dat voor de gemeente onderzoek deed naar het imago van Vlissingen als evenementenstad, vroeg me om mee te denken. Ik nam deel aan enkele gesprekken en leidde op 2 maart een bijeenkomst in het stadhuis met ambtenaren, raadsleden en organisatoren. Als adviseur heb ik een neutrale positie: ik adviseer zowel organisatoren als de gemeente.”

Uitgesproken ideeën

Rijpkema heeft uitgesproken ideeën over hoe Vlissingen weer de evenementenstad van Zeeland moet worden. “Ik zeg nadrukkelijk wéér, want Vlissingen heeft een historie op dit gebied, maar is door allerlei oorzaken achterop geraakt. Evenementen zijn belangrijk voor een stad. Een kwalitatief goed aanbod leidt tot economisch resultaat en heeft effect op het maatschappelijke en mentale welzijn. Als covid ons iets heeft geleerd, is dat het wel.”

Voor Rijpkema is de sleutel tot succes een goede samenwerking tussen gemeente en evenementenbranche. “Beide moeten tijd investeren om elkaar te begrijpen, want dat is de enige manier om vooruit te komen. Aan dat begrip heeft het de afgelopen jaren weleens ontbroken.”

Vergunningen

Een van de eerste zaken waarnaar gekeken wordt is de vergunningverlening. “Gaat dat voldoende efficiënt en transparant?”, zegt Rijpkema. “Duidelijke communicatie is hierbij belangrijk, dit neemt op voorhand onnodige verwarring weg. Ook belangrijk is inlevingsvermogen bij alle partijen, er zijn veel zaken die de aanloop naar een evenement kunnen beïnvloeden. Dit vraagt om tijdig meedenken over wat er wel en niet kan voor zowel de gemeente als de organisatoren. Een ding moet voor iedereen volstrekt helder zijn: aan de regels wat betreft de veiligheid kan uiteraard niet worden getornd.”

Dat ligt gevoelig in Vlissingen. Vorig jaar weigerde de burgemeester een vergunning te verstrekken aan hulpverlenersevenement Rescue, enkele weken voordat het op de boulevard zou moeten plaatsvinden. De reden: volgens hem kon de organisatie de veiligheid van de bezoekers onvoldoende garanderen. De vergunningverlening verliep dit jaar beter: op 9 augustus vindt Rescue weer plaats.

Voor Rijpkema zijn Rotterdam en Utrecht goede voorbeelden van een efficiënte en transparante vergunningverlening: “Beide gemeenten hebben overzichtelijke websites waar organisatoren heel eenvoudig een vergunning kunnen aanvragen. Je kunt het vergelijken met een belastingopgave. Bijvoorbeeld, als je jaarlijks hetzelfde evenement organiseert, worden allerlei gegevens vanaf de eerste aanvraag al opgeslagen. Die hoef je dus niet telkens opnieuw in te voeren. Als een bepaalde vraag niet op jouw evenement van toepassing is, kun je diverse vervolgvragen overslaan en direct doorgaan naar de volgende, voor jou relevante vraag. Maar het betekent ook dat als je bij een bepaalde vraag de informatie of een document niet paraat hebt, je niet verder kunt. Dan moet je eerst die gegevens toevoegen.”

‘Samen stappen zetten’

Met een eenvoudiger aanvraagsysteem ben je er nog niet. Ook organisatoren moeten stappen zetten. Rijpkema: “Als je de ambitie hebt om dé evenementenstad te zijn dan moet je ook kijken naar de kwaliteit van evenementen. Dit is in eerste instantie de verantwoordelijkheid van de organisator, maar ook ondernemers die van het evenement profiteren kunnen hier meer in betekenen. Hier valt veel winst te behalen door veel meer samen op te trekken. Blijf niet hangen in teleurstellingen uit het verleden, nu is het moment om samen stappen vooruit te zetten.”

Het vergunningenbeleid vereenvoudigen staat ook hoog op een ‘verlanglijstje’ dat de Vlissingse evenementenbranche eind vorig jaar bij de gemeente indiende. Ook het evenementenpaspoort is een van de wensen van de branche., alsmede een soepel parkeerbeleid tijdens grote evenementen. De organisatoren willen ook dat de gemeente de samenwerking tussen evenementenbranche en de horeca stimuleert, ‘hoe moeilijk dat soms ook is’.

Een ander belangrijk punt is de vraag waar welke evenementen binnen de gemeente kunnen worden georganiseerd. “Wethouder Sal Cracau heeft voorgesteld een evenementenpaspoort te ontwikkelen. Hierin moet staan waar welke evenementen in Vlissingen, Souburg en Ritthem kunnen worden georganiseerd en onder welke voorwaarden. Een volgende stap is op vaste locaties van bepaalde evenementen faciliteiten zoals elektriciteit aan te leggen.”

Weinig voor zakelijke markt

Rijpkema vindt dat er nog te weinig evenementen in Zeeland zijn voor de zakelijke markt. “Dat is jammer, want ik zie zeker mogelijkheden. Vlissingen wil het maritieme karakter van de stad graag in evenementen benadrukken, dit biedt zakelijk kansen.”

Voor een goed evenementenbeleid is ook onderzoek onontbeerlijk. “Zoals data over het aantal bezoekers, wie zijn die bezoekers, hoelang blijven ze, hoe bewegen ze zich door de stad, waar komen ze vandaan, met welk vervoer komen ze naar Vlissingen, wat geven ze uit in de stad en waaraan?”, zegt Rijpkema. “De HZ ontwikkelt hiervoor een onderzoeksmodel. Door elk jaar onderzoek te doen, worden trends duidelijk waarop beleid kan worden gemaakt. Hieruit moet uiteindelijk blijken welke evenementen toekomst hebben en welke niet.”

Cultuurwerf

De gemeente moet aan het geven van subsidie voor evenementen duidelijk prestatievoorwaarden verbinden. “Het gaat per slot van rekening om gemeenschapsgeld. Kan een evenement op een bepaald moment niet meer aan de voorwaarden voldoen, dan moet je bereid zijn subsidie en vergunning te heroverwegen. Actueel voorbeeld is de Cultuurwerf, organisator van het Bevrijdingsfestival Zeeland en het Festival Onderstroom. Die zitten in een moeilijke fase, de subsidieverstrekking en de organisatie zijn de afgelopen jaren stevig veranderd wat vraagt om een nieuwe aanpak. Ook hierbij moet de gemeente prestatievoorwaarden stellen. De Cultuurwerf onderschrijft deze aanpak en is er hard mee aan de slag.”